Votre prochaine assemblée ou séance va devoir se tenir sous forme virtuelle ? Ou avec une partie des personnes présentes et une autre à distance ? Certains éléments doivent être bien préparés pour vous assurer la réussite de cet événement. Comme toujours, tout est question d’organisation !
Voici les étapes clefs que nous avons identifiées.
1. Choix de la plateforme :
certaines plateformes permettent d’inviter un grand nombre de participants, d’autres sont plus conviviales, elles peuvent être gratuites ou payantes, à vous de faire votre choix parmi les solutions proposées sur le net.
2. Choix de la salle :
si votre séance est uniquement virtuelle, un lieu calme bien pourvu en WiFi vous suffira. N’hésitez pas à proposer aux participants de se munir d’écouteurs, ça évitera les retours de voix dans les haut-parleurs. Si votre séance est hybride, assurez-vous que le lieu choisi permette de respecter les distances sanitaires entre les sièges (1.5 mètre minimum), idéalement que le maître de conférence soit sur un espace surélevé (sur une scène ou debout devant un pupitre ou une table haute), la salle doit bien évidemment être équipée d’un écran pour la projection sur place, elle doit être équipée en WiFi haut-débit, disposer d’un système audio performant, d’un système vidéo avec caméras externes, de câbles de connexion et multiprises, et enfin, l’aide d’un technicien sur place est toujours précieuse !
3. Communication aux participants :
La veille de la séance, communiquez le lien de connexion à tous vos participants et invitez-les à se connecter 5 minutes avant l’heure de début de séance.
4. Entre 10 et 15 minutes avant la séance :
lancez la réunion afin que les personnes qui souhaitent s’assurer de la qualité de la liaison puissent vous rejoindre à temps. Partagez peut-être votre écran sur une diapositive annonçant la séance, histoire que les participants soient convaincus de leur bonne connexion. Profitez de ce temps pour vous assurer que c’est bien vous qui avez le contrôle de la diffusion des diapositives et bloquez-en l’accès aux autres utilisateurs.
5. Votre image face à la caméra :
à moins que vous n’ayez quelque chose à cacher, évitez les fonds d’écran, les participants se sentiront plus en confiance s’ils observent que tout comme eux, vous êtes chez vous. Et si vous êtes au bureau, ce n’est pas un souci. Si vraiment vous avez besoin d’un fond d’écran, choisissez-en un en lien avec le thème de votre séance. Faites aussi attention à la lumière, évitez les contre-jours. Enfin, pendant votre présentation, pensez à votre posture : le langage corporel est encore plus important à distance qu’en présentiel, votre audience a les yeux rivés sur vous !
6. Elaborer le planning détaillé de votre événement :
après les salutations d’usage, invitez les participants à s’assurer qu’ils aient bien TOUS coupé leur microphone. Veillez aussi à ouvrir le chat : tous les participants n’ont peut-être pas de micro et c’est pour eux le moyen le plus simple de communiquer avec vous. Enfin, pensez à enregistrer votre réunion, et informez-en tous les participants.
7. Pendant la séance :
si celle-ci est hybride, assurez-vous l’aide d’une personne de votre équipe qui pourra suivre votre réunion en format virtuel. Si quelque chose ne joue pas pour les participants à distance, elle le verra directement et pourra intervenir pour corriger le problème. A la fin de votre exposé, veillez à désactiver votre fonction partage d’écran pour que l’ensemble de votre audience puisse se retrouver. Si l’assemblée est importante, lors des échanges avec la salle ou des questions/réponses, veillez à répéter les interventions ou questions pour votre audience virtuelle. Et gardez un œil sur le chat pour les questions des internautes.
8. En fin de séance :
clôturez votre intervention comme à votre habitude et désactivez la fonction d’enregistrement.
9. Après la séance :
si vous le pouvez, relayez le lien de l’enregistrement à tous les participants. Ceux qui étaient à distance n’auront pas eu le loisir de discuter avec un collègue ou partenaire et peuvent avoir loupé un épisode. Revoir en différé est grandement apprécié.
Un conseil ?
Adressez-nous votre demande et nous vous proposerons une solution adaptée et disponible dans les meilleurs délais.
Ou appelez-nous au 027 485 04 44
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