Wird Ihr nächstes Treffen oder Ihre nächste Sitzung in virtueller Form abgehalten werden müssen? Oder mit einigen Anwesenden und einigen, die sich nicht vor Ort befinden? Bestimmte Elemente müssen gut vorbereitet sein, um den Erfolg dieser Veranstaltungen zu gewährleisten. Wie immer ist alles eine Frage der Organisation!
Hier sind die wichtigsten Schritte, die wir Ihnen auflisten
1. Wahl der Plattform:
Einige Plattformen ermöglichen es Ihnen, eine grosse Anzahl von Teilnehmern einzuladen. Andere sind benutzerfreundlicher, sie können kostenlos oder kostenpflichtig sein. Es liegt an Ihnen, Ihre Wahl unter den im Netz angebotenen Lösungen zu treffen.
2. Wahl des Raumes:
Wenn Ihre Sitzung ausschliesslich virtuell ist, reicht ein ruhiger Ort mit einer guten WLAN-Verbindung aus. Zögern Sie nicht, den Teilnehmern das Mitbringen von Kopfhörern vorzuschlagen, denn dadurch werden Sprachrückkopplungen in den Lautsprechern vermieden. Wenn es sich bei Ihrer Sitzung um eine Hybrid-Sitzung handelt, stellen Sie sicher, dass der gewählte Ort die Hygieneabstände zwischen den Plätzen ermöglicht (mind. 1,5 Meter). Idealerweise sollte sich der Vortragende auf einer erhöhten Fläche befinden (auf einer Bühne oder stehend vor einem Rednerpult oder Stehtisch), der Raum muss selbstverständlich mit einer Projektionsfläche vor Ort ausgestattet sein, er muss über ein Hochgeschwindigkeits-WLAN, ein Hochleistungs-Audiosystem, ein Videosystem mit externen Kameras, Verbindungskabel und Steckdosenleisten verfügen. Und schliesslich ist die Hilfe eines Technikers vor Ort immer wertvoll!
3.Kommunikation mit den Teilnehmern:
Teilen Sie am Tag vor der Sitzung Ihren Teilnehmern den Login-Link mit und laden Sie sie ein, sich 5 Minuten vor Sitzungsbeginn einzuloggen.
4. Zwischen 10 bis 15 Minuten vor der Sitzung:
Beginnen Sie die Sitzung, damit Personen, die die Qualität ihrer Verbindung sicherstellen wollen, sich rechtzeitig mit Ihnen verbinden können. Vielleicht blenden Sie auf Ihrem Bildschirm eine Folie ein, die die Sitzung ankündigt. So sind die Teilnehmer sicher, dass ihre Verbindung steht. Nutzen Sie diese Zeit, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle über die Verbreitung der Folien haben und blockieren Sie den Zugriff für andere Benutzer.
5. Ihr Bild vor der Kamera:
Auch wenn Sie nichts zu verbergen haben, vermeiden Sie Hintergrundbilder. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden sich sicherer fühlen, wenn sie merken, dass alle, wie sie selber, bei sich zu Hause sind. Und wenn Sie im Büro sind, ist das kein Problem. Wenn Sie wirklich ein Hintergrundbild benötigen, wählen Sie eines, das zum Thema Ihrer Sitzung passt. Seien Sie auch vorsichtig mit dem Licht, vermeiden Sie Gegenlicht. Denken Sie während Ihrer Präsentation schliesslich an Ihre Körperhaltung: Körpersprache ist aus der Distanz noch wichtiger als im persönlichen Kontakt, Ihr Publikum hat die Augen auf Sie gerichtet!
6. Zu Beginn der Sitzung:
Laden Sie die Teilnehmer nach der üblichen Begrüssung ein, darauf zu achten, dass ALLE ihre Mikrofone ausgeschaltet haben. Achten Sie auch darauf, dass Sie den Chat öffnen – möglicherweise haben nicht alle Teilnehmer ein Mikrofon, und das ist für sie die einfachste Möglichkeit, mit Ihnen zu kommunizieren. Denken Sie schliesslich daran, Ihre Sitzung aufzuzeichnen und informieren Sie alle Teilnehmer darüber.
7. Während der Sitzung:
Wenn es sich um eine hybride Sitzung handelt, stellen Sie sicher, dass Sie jemanden in Ihrem Team haben, der Ihre Sitzung im virtuellen Format verfolgen kann. Wenn etwas für die nicht vor Ort anwesenden Teilnehmer nicht funktioniert, sieht diese Person das direkt und kann eingreifen, um das Problem zu beheben. Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende Ihrer Präsentation die Funktion zur gemeinsamen Bildschirmnutzung ausschalten, damit Ihr gesamtes Publikum zusammenkommen kann. Wenn die Besprechung wichtig ist, sollten Sie bei der Interaktion mit dem Raum oder bei Fragen/Antworten darauf achten, dass Sie die Interventionen oder Fragen für Ihr virtuelles Publikum wiederholen. Und behalten Sie den Chat für Fragen aus dem Publikum im Auge.
8. Am Ende der Sitzung:
Beenden Sie Ihre Intervention wie gewohnt und deaktivieren Sie die Aufnahmefunktion.
9. Nach der Sitzung:
Wenn möglich geben Sie den Link der Aufzeichnung an alle Teilnehmer weiter. Diejenigen, welche nicht vor Ort anwesend waren, werden keine Gelegenheit gehabt haben, mit einem Kollegen oder Partner zu sprechen und vielleicht haben sie eine Sequenz verpasst. Eine zeitversetzte Wiedergabe wird sehr geschätzt.
Können wir Ihnen weiterhelfen?
Senden Sie uns Ihre Anfrage und wir werden Ihnen so schnell wie möglich eine angepasste und verfügbare Lösung anbieten: https://www.crans-montana.ch/fr/meeting
Oder rufen Sie uns an unter 027 485 04 44
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